Rund 400 Mitarbeiter. Jedes Jahr wieder Bewerbungen, Verträge und Nachweise. Festzelt OS begleitet den Weg ins Team und übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben dazwischen.
Die nächste Saison beginnt lange vor dem ersten Gast.
Von der ersten Bewerbung bis zur vollständigen Personalakte: Wir begleiten Lena beispielhaft auf ihrem Weg ins Festzelt-Team.
01 / BEWERBUNG
Der erste Schritt? Direkt bei Ihrem Festzelt.
Im eigenen Mitarbeiterportal bewerben sich neue und wiederkehrende Mitarbeiter für die nächste Saison. Die Angaben landen zentral im Personal-Tool – der Anfang einer durchgängigen Personalakte.
MitarbeiterportalOktoberfest 2027
IHR FESTZELT
Dein Platz in unserem Team.
Bewirb dich für die nächste Wiesn.
VornameLena
NachnameMuster
Ich bewerbe mich alsFestzelt-Kellner*in ⌄
E-Maillena@example.com
Bewerbung einreichen →
02 / AUSWAHL
Sie entscheiden, wer ins Team kommt.
Die Festleitung sichtet die Bewerbungen, wählt passende Mitarbeiter aus und nimmt sie an. Jobtyp, Event und Team geben jeder Person ihren Platz in der Organisation. Mit der persönlichen Einladung richtet der Mitarbeiter seinen Portalzugang ein und prüft seine Kontaktdaten.
PersonenOktoberfest 2027
Bewerbungen
Oktoberfest
Name
Jobtyp
Status
Lena Muster
Festzelt-Kellner*in
Neu
Paul Beispiel
Koch*in
In Prüfung
Mia Muster
Security
In Prüfung
LM
Lena MusterBewerbung · Festzelt-Kellner*in
Absagen✓ Bewerbung annehmen
EINLADUNG PER E-MAIL
Herzlich willkommen, Lena Muster.
Willkommen im Team unseres Festzelts. In deinem Mitarbeiterportal prüfst du deine Kontaktdaten, lädst Unterlagen hoch und unterschreibst deinen Arbeitsvertrag.
Zum persönlichen Mitarbeiterportal →
Passwort festlegen · Kontaktdaten prüfen
03 / VERTRÄGE
Aus einer Zusage wird ein Arbeitsvertrag.
Mit den passenden Vertragsvorlagen erstellt das System die Arbeitsverträge aus den hinterlegten Personaldaten. Die Unterlagen stehen zur Online-Unterschrift bereit – ohne dieselben Angaben jedes Mal neu zusammenzutragen.
Verträge & DokumenteOktoberfest 2027
VERTRAGSVORLAGEArbeitsvertrag Festlöhner ⌄
Personaldaten aus Lenas Bewerbung übernehmen.
IHR FESTZELT · PERSONAL
Arbeitsvertrag
zwischen dem Festzelt und
Lena Muster
Tätigkeit
Festzelt-Kellner*in
Veranstaltung
Oktoberfest 2027
L. Muster
Online unterschrieben
04 / NACHWEISE
Was noch gebraucht wird, hat seinen festen Platz.
Die notwendigen Unterlagen werden passend zur Person zusammengestellt und angefordert: etwa Urlaubsbescheinigungen oder, falls erforderlich, Arbeitsvisa und weitere Beschäftigungsnachweise. Mitarbeiter reichen die Dokumente in ihrem Portal ein.
MitarbeiterportalOktoberfest 2027
Hallo Lena.
LM
Hier findest du deinen Vertrag und die Unterlagen für deinen Einstieg.
Meine UnterlagenMeine Daten
ArbeitsvertragUnterschrieben
UrlaubsbescheinigungNoch offen
Weitere erforderliche NachweiseNach Anforderung
Urlaubsbescheinigung hochladenDokument auswählen
05 / AUTOMATISCHE ERINNERUNGEN
Das Nachfragen übernimmt das System.
Fehlt noch eine Unterlage, erinnert das Personal-Tool den Mitarbeiter automatisch an die rechtzeitige Einreichung. Die Festleitung behält den Überblick, ohne jede offene Anforderung einzeln nachverfolgen zu müssen.
Automatische ErinnerungOktoberfest 2027
Anlena@example.com
BetreffEine Unterlage fehlt noch für deinen Start
IHR FESTZELT · Personal
Fast alles da, liebe Lena.
Dein Arbeitsvertrag ist unterschrieben. Bitte reiche noch deine Urlaubsbescheinigung bis zum vereinbarten Termin ein.
Unterlage im Mitarbeiterportal einreichen
Vielen Dank! Deine Festleitung
↻ Offene Unterlage erkannt · Erinnerung versendet
06 / STARTBEREIT
Alles vollständig. Die Saison kann beginnen.
Am Ende liegen der unterschriebene Arbeitsvertrag und alle erforderlichen Nachweise gemeinsam im System vor. Aus einer Bewerbung ist ein Mitarbeiter geworden, der vorbereitet in seinen ersten Tag startet.
PersonalakteOktoberfest 2027
LM
Lena Muster
Festzelt-Kellner*in · Team Service A
✓
Bereit für den ersten Tag.
Vertrag unterschrieben. Erforderliche Unterlagen vollständig.
ArbeitsvertragUnterschrieben
UrlaubsbescheinigungVorhanden
Angeforderte NachweiseVollständig
Eine Personalakte. Alles an einem Ort.
FÜR DIE GESAMTE BELEGSCHAFT
Weniger hinterherlaufen. Mehr Zeit für Ihr Team.
Ein klarer Ablauf für rund 400 Mitarbeiter – und für jede neue Saison.
Das Festzelt-Team für die Saison zusammenstellen.
Das Staffing-Tool führt Bewerbungen und Personaldaten zentral zusammen. Die Festleitung entscheidet, wer ins Team kommt.
Wie bewerben sich neue und wiederkehrende Mitarbeiter für unser Festzelt?
Neue und bereits bekannte Mitarbeiter bewerben sich über das eigene Mitarbeiterportal Ihres Festzelts für die nächste Saison. Stellenanzeigen und individuelle Bewerbungsformulare unterstützen den Einstieg. Die Angaben landen zentral im Personal-Tool und bilden die Grundlage für die weitere Bearbeitung.
Können wir Bewerber nach Tätigkeit, Veranstaltung und Team organisieren?
Ja. Im Personal-Tool werden Personen einem Jobtyp, einer Veranstaltung und einem Team zugeordnet. Ihr Team sichtet Bewerbungen und organisiert Bewerberkommunikation sowie Vorstellungsgespräche. Nach der Zusage erhält der Mitarbeiter eine persönliche Einladung zum Portal.
Von der Zusage zu den nötigen Unterlagen.
Vorhandene Personaldaten fließen in die Vertragsunterlagen ein. Das Mitarbeiterportal bündelt Unterschriften und Nachweise.
Wie werden Arbeitsverträge für Saisonmitarbeiter erstellt und unterschrieben?
Das System erstellt Arbeitsverträge aus den hinterlegten Personaldaten und den passenden Vertragsvorlagen je Tätigkeit. Die Unterlagen werden elektronisch bereitgestellt. Mitarbeiter können online unterschreiben; Ihr Team behält den Vertragsrücklauf im Blick.
Welche Nachweise können Mitarbeiter im Portal hochladen?
Benötigte Nachweise werden passend zur Person angefordert, etwa Urlaubsbescheinigungen oder bei Bedarf Arbeitsvisa und weitere Beschäftigungsnachweise. Mitarbeiter reichen diese in ihrem Portal ein. Dort stehen auch Verträge, Lohnabrechnungen und weitere bereitgestellte Unterlagen zur Verfügung.
Erkennen, wer für den ersten Tag bereit ist.
Dokumentenstatus und automatische Erinnerungen unterstützen Ihr Team bei der Vorbereitung der Saison.
Erinnert die Personalsoftware automatisch an fehlende Unterlagen?
Ja. Fehlen angeforderte Unterlagen, unterstützt das Personal-Tool den Rücklauf mit automatischen Erinnerungen. Der Dokumentenstatus bleibt für Ihr Team sichtbar. So können Sie erkennen, welche Nachweise noch fehlen, ohne jede Anforderung einzeln nachverfolgen zu müssen.
Woran erkennt die Festleitung, ob ein Mitarbeiter startbereit ist?
Der unterschriebene Arbeitsvertrag und die erforderlichen Nachweise werden gemeinsam in der Personalakte geführt. Der Status zeigt, ob die Unterlagen vollständig sind oder noch Anforderungen offenstehen. So behält die Festleitung die Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag im Blick.
PERSONALVERWALTUNG FÜR FESTZELTE